Los sistemas de gestión de compliance son elementos fundamentales en la garantía del cumplimiento de leyes y regulaciones en las organizaciones. La eficacia de estos sistemas está directamente relacionada con la capacidad de diseñar una función de compliance adaptada a las necesidades y particularidades de la empresa, por lo que este artículo tiene como enfoque explorar las claves para diseñar una función de compliance eficaz en una organización, considerando aspectos como el liderazgo, los objetivos, las responsabilidades, la estructura organizativa y la selección de profesionales, así como las responsabilidades civiles y penales.

Las organizaciones modernas operan en un entorno cada vez más regulado y ético. Para garantizar que cumplen con las leyes y regulaciones aplicables, así como con estándares éticos, muchas empresas implementan sistemas de gestión de compliance. Estos sistemas son esenciales para prevenir posibles infracciones legales y promover una cultura empresarial ética. Sin embargo, la eficacia de un sistema de compliance depende en gran medida de la función de compliance de la organización.

La función de compliance es responsable de responder que la empresa cumple con las leyes y regulaciones, también de promover una cultura ética en toda la organización. En este artículo académico, exploraremos las claves para diseñar una función de compliance efectiva, centrándonos en aspectos como el liderazgo, los objetivos, las responsabilidades, la estructura organizativa y la selección de profesionales. También examinaremos la importancia del cumplimiento de las responsabilidades civiles y penales en el contexto del compliance y la gestión de riesgos.

Liderazgo en la función de compliance

Uno de los pilares fundamentales de una función de compliance efectiva es el liderazgo. Este liderazgo se manifiesta a través del concepto de «tone from the top», que se refiere al compromiso y apoyo explícito de la alta dirección y el órgano de gobierno de la organización hacia el cumplimiento normativo y la ética empresarial. El «tone from the top» determina la base para la cultura de compliance en la empresa y envía un mensaje claro a todos los miembros de la organización sobre la importancia del cumplimiento normativo.

La alta dirección y el órgano de gobierno deben liderar con el ejemplo, demostrando su compromiso con el cumplimiento normativo y promoviendo una cultura ética. Esto incluye la aprobación de políticas de compliance, la asignación de recursos y la supervisión de la función de compliance. Sin un liderazgo sólido, es difícil que una función de compliance tenga un impacto significativo en la organización.

Objetivos de la función de compliance

Los objetivos de la función de compliance son múltiples y fundamentales para el éxito de un sistema de gestión de compliance. Estos objetivos incluyen: Garantizar que la organización cumple con todas las leyes y regulaciones relevantes. Prevenir y detectar posibles infracciones legales antes de que ocurran. Promover una cultura ética y de cumplimiento en toda la organización. Reducir los riesgos asociados con el incumplimiento normativo. Proteger la reputación y la integridad de la empresa. Facilitar la toma de decisiones éticas y legales en todos los niveles de la organización.

Para lograr estos objetivos, la función de compliance debe llevar a cabo una serie de tareas y responsabilidades específicas.

Tareas y responsabilidades de la función de compliance

La función de compliance desempeña una serie de tareas esenciales para garantizar que la organización cumple con sus objetivos de compliance. Estas tareas incluyen: Diseñar e implementar un sistema de gestión de compliance efectivo. Supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias. Identificar y gestionar riesgos de compliance, incluyendo la evaluación de riesgos penales. Implementar controles y medidas correctivas para prevenir incumplimientos. Definir políticas, procedimientos y códigos de conducta para guiar el comportamiento de los empleados. Proporcionar capacitación y formación en compliance a los miembros de la organización. Establecer sistemas de documentación y registro para demostrar el cumplimiento normativo. Crear canales de comunicación y sistemas para la presentación de denuncias y reportes de incumplimientos. Definir indicadores clave de desempeño para medir el éxito del sistema de gestión de compliance y promover la mejora continua.

Estas responsabilidades son esenciales para garantizar que la función de compliance cumple con sus objetivos y contribuye al cumplimiento normativo de la organización. La función de supervisión y control desempeña un papel crucial en la implementación y mantenimiento de un sistema de gestión de compliance efectivo.

Integración en la Estructura Organizativa

La función de compliance debe estar integrada en la estructura organizativa de la empresa de una manera que refleje la complejidad y las necesidades específicas de la organización. En organizaciones más pequeñas y sencillas, la función de compliance puede ser gestionada por profesionales específicos, como un compliance officer. En organizaciones más grandes y complejas, puede requerir la creación de un órgano de compliance independiente. Para que la función de compliance sea efectiva, debe tener autonomía en la toma de decisiones y en la asignación de recursos y presupuesto. Esto garantiza su independencia y capacidad para tomar medidas eficaces sin conflictos de interés.

Es elemental que la organización asigne los recursos adecuados, tanto financieros como de personal, para permitir que la función de compliance cumpla con sus responsabilidades de manera efectiva. La estructura de la función de compliance se adaptará a las necesidades específicas de la organización, teniendo en cuenta factores como el tamaño, el tipo de negocio, el sector y la estructura interna.

Selección de Profesionales y Competencias

La selección de profesionales para formar parte de la función de compliance es un aspecto crítico. Los profesionales que trabajan en compliance deben poseer un conjunto de competencias específicas, que incluyen: Conocimiento legal y regulatorio sólido. Habilidades analíticas para evaluar y gestionar riesgos de compliance. Comunicación efectiva y habilidades interpersonales para interactuar con diferentes partes interesadas. Ética y integridad para promover una cultura de cumplimiento en la organización. Habilidad para trabajar de manera independiente y tomar decisiones informadas.

La formación continua y el desarrollo profesional son esenciales para mantener actualizadas estas competencias y garantizar que la función de compliance cumple con su cometido.

Responsabilidad Civil y Penal de la Empresa

El cumplimiento de las responsabilidades civiles y penales es básico en cualquier empresa, en virtud del Código Integral Penal ecuatoriano artículo 49, que expresa: tanto personas jurídicas nacionales como extranjeras pueden ser penalmente responsables por delitos cometidos en su beneficio. La responsabilidad abarca a aquellos que controlan la entidad y sus órganos de gobierno, y es independiente de la responsabilidad de las personas naturales. Esta responsabilidad de las personas jurídicas persiste incluso si no se puede identificar a la persona natural infractora. En casos donde terceros cometen delitos en beneficio de un tercero ajeno a la persona jurídica, esta última no es penalmente responsable. Además, es necesario contar con un órgano de supervisión del funcionamiento del modelo de prevención.

En el contexto de la norma UNE 19601:2017, el liderazgo se relaciona con el compromiso de los líderes de la organización para implementar y lograr los objetivos de compliance penal. La norma destaca la importancia de una cultura de compliance y describe los roles de liderazgo, como el órgano de gobierno y la alta dirección.

Conclusiones

Una función de compliance efectiva es esencial para el cumplimiento normativo y la promoción de una cultura ética en una organización. Para lograrlo, es necesario un fuerte liderazgo desde la alta dirección y el órgano de gobierno, la definición de objetivos claros, la asignación de tareas y responsabilidades, la integración en la estructura organizativa y la selección de profesionales competentes.

Cumplir con las responsabilidades civiles y penales es una parte necesaria de este proceso y requiere el establecimiento de protocolos, procedimientos y supervisión. En última instancia, una función de compliance efectiva no solo protege a la organización de posibles sanciones legales, sino que también promueve la confianza de los inversores, clientes y otros interesados al garantizar una conducta ética y cumplir con las normativas relevantes.

Artículos de interés: Legal Compliance: Conceptualización en el marco de la regulación corporativa ; La función del compliance en el análisis de la responsabilidad penal de la persona jurídica

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Referencias:

Universidad Internacional de La Rioja (UNIR). Responsabilidad Civil y Penal de la Empresa. Diseño de los sistemas de gestión de compliance.

AENOR (2021). UNE-ISO 37301:2021. Sistemas de gestión de compliance. Requisitos con orientación para su uso. Madrid: AENOR.

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