La Ley Notarial es un instrumento jurídico, que determina las funciones de los Notarios, funcionarios investidos de fe pública para autorizar, a requerimiento de parte, los actos, contratos y documentos señalados en las Leyes. En este marco, se establecen los procedimientos y requisitos para solicitar y otorgar copias de escrituras y documentos notariales.
Las copias y compulsas son dos conceptos distintos relacionados con la obtención de duplicados de documentos notariales o escrituras públicas. Aunque ambos implican obtener una reproducción de un documento original, existen diferencias importantes entre ellos:
Copias. – Las copias son duplicados literales de un documento notarial o escritura pública. Cuando una persona solicita una copia de un documento, el notario traslada literalmente todo el contenido de la escritura matriz al duplicado. Las copias son autorizadas y rubricadas por el notario y tienen la misma validez y fuerza legal que el documento original. La solicitud de copias puede ser realizada por cualquier persona interesada en obtener una reproducción del documento con diversos fines, como trámites legales, negocios o simplemente para conservar un respaldo del acto notarial.
Compulsas. – Las compulsas son reproducciones de documentos notariales que han sido solicitadas por una autoridad judicial o administrativa en el contexto de un proceso legal o trámite específico. Cuando una autoridad requiere una compulsión, el notario realizará una copia del documento original y, adicionalmente, insertará en la copia las actuaciones o resoluciones judiciales que el juez o la autoridad haya determinado. Es decir, en la compulsión, además de copiar el contenido del documento, se incluye cualquier documento o decisión judicial relacionada con el asunto en cuestión. La finalidad de las compulsas es garantizar que el duplicado refleje fielmente toda la información relevante y necesaria para el caso en particular.
En síntesis, la Ley Notarial indica los procedimientos para obtener copias y compulsas de documentos notariales. Las copias son duplicados literales que cualquier persona solicita para diversos fines, mientras que las compulsas son solicitadas por autoridades judiciales o administrativas e incluyen actuaciones relacionadas con casos específicos. Ambos conceptos aseguran la autenticidad y validez jurídica de la información, protegiendo los derechos y garantizando la seguridad jurídica en los actos notariales.
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